¿Qué comprar?, ¿cuándo comprar? Y ¿a quién comprar? Estas son preguntas que solo se pueden responder a través de una buena logística de aprovisionamiento. 

¿Qué es la logística de aprovisionamiento?

También conocida como logística de abastecimiento, es el conjunto de procesos y actividades que permiten a las empresas disponer de las materias primas, insumos, piezas o productos necesarios para garantizar su funcionamiento eficiente y continuo. Suele ser parte de la logística interna para empresas.

• La logística de aprovisionamiento implica identificar las necesidades de la organización, seleccionar a los proveedores, coordinar y hacer seguimiento a la compra de los productos, materiales o servicios, gestionar la entrada de la mercancía, proceder a su debido almacenamiento y, finalmente, revisar las facturas y pagarlas.

¿Para qué sirve la logística de aprovisionamiento?

Su objetivo principal es garantizar que la empresa cuente con un flujo continuo y controlado de los recursos indispensables para llevar a cabo sus actividades diarias sin ninguna interrupción, así como para que pueda hacer frente a las fluctuaciones en la demanda. Por supuesto, manteniendo los costes optimizados. 

En cualquier caso, esta gestión de abastecimiento se encarga de mejorar la eficiencia de la organización de la siguiente manera: 

1. Optimizar inventarios 

Mantener una óptima logística de aprovisionamiento adecuada permite planificar cómo mejorar la gestión de almacenes y prever de forma precisa los requerimientos de inventario, para evitar el desabastecimiento y el exceso de existencias.

2. Reducir costes 

Una gestión correcta del abastecimiento evita las interrupciones en la producción y los retrasos costosos por falta de materiales. Además, toma en cuenta las necesidades y objetivos de la empresa, permitiendo negociar las compras en mejores condiciones. Esto permite aprovechar las economías de escala

3. Garantizar la continuidad operativa 

La logística de aprovisionamiento garantiza a la empresa un suministro continuo y fiable de los insumos o mercancías que requiere. Esto ayuda a la organización a evitar las paradas no programadas de sus operaciones de producción o distribución.

4. Mejorar la relación con proveedores 

Otro de los objetivos de la logística de aprovisionamiento es trabajar de manera estrecha con los proveedores, manteniendo una relación sólida. Esto se traduce en una cadena de suministro estable y predecible. Además la empresa puede obtener mejores condiciones y precios y asegurar la mayor calidad de los productos que adquiere.

5. Aumentar la eficiencia 

La logística de abastecimiento también implica el uso de herramientas tecnológicas que permitan automatizar ciertos procesos, sea para mejorar la previsión de la demanda, para optimizar las rutas de transporte, para reducir los tiempos de entrega, etc. Esto permite incrementar la eficiencia general de la empresa y ayuda a mejorar la satisfacción del cliente.

Tipos de logística de aprovisionamiento

Existen distintas estrategias en la logística de aprovisionamiento. Las más comunes son las siguientes:

1. Just-in-time

Este sistema busca minimizar los niveles de inventario, recibiendo los materiales o insumos justo cuando son necesarios dentro de la producción, o cuando forman parte del pedido.

Esta estrategia reduce de manera significativa los costes de almacenamiento y el riesgo de obsolescencia de los productos. Sin embargo, se requiere tener una gran comunicación y coordinación con los proveedores, para evitar que las operaciones se paralicen.

2. Stock de seguridad 

Implica mantener una determinada cantidad de existencias adicionales para responder a las fluctuaciones de la demanda, a posibles interrupciones en el reabastecimiento o a cualquier otro imprevisto. 

Es común en organizaciones que deben gestionar un alto nivel de incertidumbre en la demanda, o deban manejar el riesgo de retraso de los proveedores. Aunque implementar un stock de seguridad incrementa los costes de almacenamiento, también garantiza que la empresa pueda satisfacer las demandas estacionales y gestionar  situaciones imprevistas. 

3. Centralizada 

En este sistema, la empresa gestiona todas sus operaciones logísticas para el abastecimiento desde una sola sede o departamento de compras. De esta forma se busca que la organización mejore la coordinación de las adquisiciones y cuente con un mayor poder de negociación ante los proveedores. 

4. Descentralizada 

En este caso, cada planta, división o unidad de negocio gestiona sus propios procesos de compra, de racionalización y almacenamiento de suministros. Es una estrategia que ofrece mayor flexibilidad y rapidez a la hora de tomar decisiones en el reabastecimiento, ya que cada área puede ajustar su gestión en función de sus necesidades específicas. 

5. Externalizada

Consiste en contratar a un operador logístico especializado para gestionar, en totalidad o en parte, cada uno de los procesos que engloba el aprovisionamiento, desde la selección de proveedores hasta el transporte, recepción y almacenamiento de materiales o productos.

Uno de los beneficios de externalizar los servicios logísticos de abastecimiento es que permite a las empresas centrarse en sus actividades de mayor valor, mientras dejan en manos expertas toda la gestión de la cadena de suministro. Por supuesto, requiere una comunicación y coordinación efectiva entre el operador logístico y la empresa para garantizar el flujo de productos.

Características de la logística de aprovisionamiento 

La logística de aprovisionamiento tiene como pilares la planificación estratégica y la gestión eficiente de recursos. A continuación, analizamos algunas de sus características más relevantes:

A) Planificación y previsión de la demanda 

Uno de los objetivos de la logística de abastecimiento es anticipar la demanda, con el fin de que la empresa pueda planificar con precisión la cantidad de materiales o productos que deben adquirir para cada periodo. Considera múltiples factores, como los patrones estacionales, los datos históricos de ventas y las tendencias del mercado. 

Para la correcta planificación y previsión de la demanda es fundamental implementar un software capaz de realizar análisis predictivos. Por ejemplo:

• Un sistema de gestión de almacenes. Este sistema puede captar, almacenar y gestionar un gran conjunto de datos de múltiples fuentes. De esta manera, puede ajustar en tiempo real la previsión de la demanda.
• Un software ERP. Sirve de plataforma central para acceder a toda la información de las áreas funcionales de la empresa, como finanzas, producción, compras e inventario. Cuenta con módulos que analizan los datos históricos de ventas para predecir las demandas.

B) Gestión eficiente del inventario 

Como hemos explicado, la logística de aprovisionamiento también se encarga de mantener un equilibrio entre el inventario y la demanda prevista (por ventas o por la organización de la producción). Para lograrlo, se adoptan principalmente:

• Metodologías para el abastecimiento, como Just-in-Time.
• Métodos de control de existencias, como FIFO (First in, First out), FEFO (First Expired, First Out) o LIFO (Last In, First Out).
• Tecnologías de seguimiento preciso del stock, en tiempo real, como la identificación productos y materiales mediante etiquetas RFID.

C) Selección de proveedores 

Esta operación se basa, principalmente, en elegir proveedores que cumplan con los estándares de calidad, sean puntuales en la entrega, ofrezcan precios competitivos y sean lo suficientemente flexibles para responder ante imprevistos. De esta selección depende obtener los siguientes beneficios: 

• La reducción de costes en los productos o materiales. 
• La colaboración de los proveedores, para garantizar el suministro, conseguir mayores márgenes de maniobra en la fabricación o plazo de entrega. 

D) Coordinación del transporte y el almacenamiento 

Otro aspecto clave de la logística de aprovisionamiento es la coordinación del transporte de los materiales desde los proveedores hasta las fábricas o hasta los centros de distribución, para ser finalmente almacenados. Esta actividad implica la planificación eficiente para asegurar que los productos lleguen a su punto de uso o de almacenamiento, en el momento adecuado y en condiciones óptimas. 

Muchas empresas externalizan estas operaciones de transporte, a través de un operador logístico con la capacidad para trasladar la mercancía por mar, tierra o aire. 

E) Control de costes

La logística de abastecimiento también se enfoca en el control de los costes operativos a lo largo de la cadena de suministro. Las principales estrategias empleadas son las siguientes:

• La automatización de procesos: La implementación de tecnologías, como los sistemas SGA, ERPs o la automatización física de plantas o almacenes (máquinas automatizadas, robots, etc) permiten reducir la intervención manual. Lo que minimiza errores, acelera las operaciones y reduce los costes asociados. 
• La reducción de desperdicios. La logística de aprovisionamiento también tiene como objetivo minimizar el uso de materiales. Esto controla y ayuda a disminuir los costes de adquisición, los costes de almacén y los costes relacionados a la gestión de desechos.

Funciones de un técnico de logística de aprovisionamiento 

Un técnico de logística de aprovisionamiento se encarga de las siguientes operaciones dentro de la empresa: 

• La elaboración del plan de abastecimiento por periodos, en el que se establece el programa de compras, según las necesidades de la empresa.
• La compra de los suministros. Lo que también abarca la selección de los proveedores.
• La gestión y supervisión de los materiales que se reciben en la empresa, supervisando su recepción, preparación y almacenamiento.
• La trazabilidad de los productos o materias primas, mediante los sistemas y tecnologías adecuadas. 
• La gestión de stock, mediante la elección y ejecución de las metodologías que aseguren la rotación de existencias adecuada. 

Principales beneficios de la logística de aprovisionamiento 

Contar con una logística de abastecimiento ofrece múltiples beneficios. Por ejemplo:

1. Aumento de la satisfacción del cliente

La logística de aprovisionamiento eficiente garantiza la disponibilidad de productos en los plazos acordados. Esto, para los clientes, se traduce en menores tiempos de espera y en una experiencia de compra más satisfactoria.

2. Mitigación de riesgos

Una logística de aprovisionamiento bien estructurada permite identificar los riesgos, como la escasez de materiales o las fluctuaciones en los costos de transporte. Lo que permite reaccionar de manera proactiva, planificando las operaciones o coordinando con los proveedores para asegurar la continuidad de las actividades..

3. Mejora en la toma de decisiones

Una óptima logística de aprovisionamiento implica el uso de herramientas tecnológicas que facilitan la captación, el almacenamiento y el análisis de los datos generados en los diversos procesos asociados. Tener acceso a este tipo de información en tiempo real permite a los líderes tomar decisiones estratégicas para elevar, aún más, la eficiencia operativa.

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