Al pensar en las fases fundamentales de creación de un bien en una industria se suele tener en mente la producción, la logística y la distribución. Sin embargo, existe un área que resulta esencial para facilitar la toma de decisiones y recortar el tiempo en los ciclos de producción: el inventario. La desviación de inventario puede suponer pérdida de tiempo y dinero a las empresas y por ello hay que tenerlo muy presente por eso es fundamental tener un buen sistema de inventarios.

El inventario de una empresa constituye uno de los pasos más relevantes, puesto que el nivel de stock puede alcanzar la mayor inversión (una cantidad superior al 50% del total de activos). Por regla general, se afirma que es prácticamente imposible mantener un control real y exacto de todo el inventario. No obstante, se debe trabajar para mecanizar los datos siempre que se pueda.

Qué es la desviación de inventarios

La desviación de inventarios se refiere a la discrepancia entre el inventario registrado en los sistemas de gestión y el inventario real disponible en el almacén. Estas discrepancias pueden ocurrir por diversas razones y tienen un impacto significativo en la gestión eficiente del inventario

Causas de la desviación de inventarios

• Errores Humanos:

  • Errores en el Registro: Ingresos incorrectos de datos al registrar la entrada o salida de productos.
  • Errores de Conteo: Fallos durante el conteo físico del inventario.

• Robos y Pérdidas:

  • Hurto Interno: Robo por parte de empleados.
  • Hurto Externo: Robo por parte de terceros.
  • Pérdidas por Daños: Productos dañados que no se registran adecuadamente como pérdidas.

• Procesos Ineficientes:

  • Manejo Inadecuado: Falta de procedimientos claros para la manipulación de inventarios.
  • Fallas en la Gestión de Devoluciones: Productos devueltos que no se reintegran correctamente al inventario.

• Problemas Tecnológicos:

  • Fallos en los Sistemas: Errores en el software de gestión de inventarios que no actualizan correctamente los registros.
  • Desactualización de Datos: Falta de sincronización entre el inventario físico y el sistema de gestión.

• Condiciones Ambientales:

  • Deterioro de Productos: Productos que se deterioran debido a condiciones ambientales inadecuadas, como humedad o temperatura extrema.

Posibles riesgos de desviación de inventarios

1. Saturación del almacén con un mismo material

En primer lugar, la consecuencia fundamental se encuentra en una saturación del almacén con el mismo material. Ocupará un espacio grande e innecesario que se podría repartir con otros productos. Si ese producto no goza de buena salida en el mercado se corre el riesgo de que el sobrestock conlleve pérdidas o que el material pierda novedad en el mercado y se encuentre desfasado.

2. Stock agotado sin disponibilidad de renovación

En el caso contrario, se presenta el problema de que el stock esté agotado y no haya disponibilidad de renovación en un corto periodo de tiempo. El cliente se mostrará insatisfecho porque se alargarán los plazos de entrega y se traducirá en una pérdida de imagen de la compañía que costará mucho restaurar.

3. No conocer con exactitud el material existente en el almacén y su localización

En cuanto a cuestiones de tiempo y dinero existen varias desventajas. Se duplica el tiempo de trabajo cuando se buscan materiales que se cree que no se encuentran en el inventario, sin mucha certeza. Además, desde el punto de vista económico, si el stock no se relaciona de forma semejante con el inventario real impacta de forma negativa en los balances contables.

4. Dificultad para responder a los clientes en un tiempo razonable

Por último, debido a que se alargan los tiempos por culpa de una gestión de stock deficiente, existe una dificultad para responder en un periodo razonable a los potenciales clientes, estos se marcharán y buscarán alternativas en la competencia.

Las posibles soluciones para mitigar un mal inventario

Trabajar con inventarios se basa en contar con un stock mínimo del que siempre se parte. A raíz de este se irá aumentando la reposición de los materiales de forma confiable y medible. Las grandes empresas suelen realizar acuerdos con proveedores que ofrecen beneficios por compras de gran volumen, como descuentos o mejoras de precios, con el objetivo de que la empresa pueda ofrecer una buena gestión financiera.

Existen varias recomendaciones que realizan los expertos para la optimización de mercancías y solucionar las cuestiones de los inventarios. Se deben integrar en el flujo de trabajo rutinario de las empresas para evitar problemas logísticos casi insalvables. Contar con un sistema automatizado de gestión de inventario, que rastree los productos y muestre las equivocaciones resulta fundamental.

Para solucionar este problema, puedes contar con un espacio logístico preparado que te permita gestionar eficientemente el inventario y optimizar las operaciones logísticas. Aquí se detallan algunas estrategias y ventajas de contar con un espacio logístico bien equipado:

Además, es crucial implementar prácticas de inventario cíclico, donde se realicen conteos regulares de las existencias en lugar de esperar a los inventarios anuales. Esto ayuda a identificar y corregir discrepancias de manera continua, manteniendo la precisión del inventario. La rotación de inventario es otra práctica recomendada, asegurando que los productos más antiguos se vendan primero para evitar la obsolescencia y la pérdida de valor. Utilizar el método FIFO (First In, First Out) es especialmente útil en esta práctica.

La formación continua del personal en técnicas de gestión de inventarios y el uso de herramientas tecnológicas también es esencial. Los empleados bien capacitados pueden manejar mejor los procedimientos de inventario, identificar y resolver problemas rápidamente y adaptarse a nuevas tecnologías y métodos de trabajo. Finalmente, establecer indicadores clave de rendimiento (KPIs) específicos para el inventario, como el índice de rotación, los días de inventario disponibles y la precisión del inventario, ayuda a monitorear y mejorar continuamente la eficiencia del manejo de inventarios.